Làm sao để Data Analyst giao tiếp hiệu quả với Stakeholder?

Data Analyst giao tiếp hiệu quả với stakeholder?

Trong doanh nghiệp, Data Analyst là một vị trí làm việc trong nhiều dự án, tương tác với nhiều nhóm người khác như từ technical tới business. Chính vì vậy, kỹ năng communication có thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với công việc Data Analyst. Mặt bằng chung mình thấy các bạn fresher khá yếu trong nhóm skillset này. Khi research trên mạng các bạn sẽ thấy có rất nhiều tips chia sẻ về cách giao tiếp sao cho hiệu quả như là: mình phải tạo mối quan hệ gần gũi, truyền tải thông điệp rõ ràng, mạch lạc, hay phải storytelling để cuốn hút hơn, tập trung vào lắng nghe và phản hồi… Những lời khuyên trên không sai nhưng với Vinh thì nó chưa giải quyết được vấn đề gốc rễ. Trong bài viết này, Vinh sẽ chia sẻ kinh nghiệm cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quá trình làm nghề Data Analyst.

Một cột mốc rất quan trọng khiến mình thay đổi cách mình giao tiếp trong công việc đó là thay đổi nhận thức về giao tiếp. Lúc trước mình có nhận thức sai làm về giao tiếp là mình phải nói làm sao cho hay, mình phải sử dụng body language như thế nào…mọi thứ chỉ là bề nổi mà không phải gốc rễ của giao tiếp cho tới khi mình được dạy rằng là quá trình tạo ra giá trị. Giao tiếp hiệu quả là tạo ra nhiều giá trị hơn. Từ đó mình cởi bỏ được hết tất cả những thủ thuật để tập trung vào bản chất của vấn đề của giao tiếp là kết nối, là truyền tải giá trị. Khi nhận thức mình thay đổi, mình không phải gồng, mình không phải cố khi giao tiếp nữa, thay vào đó, mình coi giao tiếp là những lần thử nghiệm. Mình quan sát mỗi lần giao tiếp mình xem mình truyền tải được bao nhiêu % giá trị mà mình mong muốn, lần sau mình sẽ làm gì khác đi để giao tiếp tốt hơn. Bên cạnh 1 số tips được chia sẻ rộng trên mạng, mình sẽ chia sẻ thêm 1 vài tips dành riêng cho Data Analyst để các bạn giao tiếp tốt hơn.

Tips 01: Stakeholder Centric

Khi giao tiếp với stakeholder, hãy dành trọn tâm trí ở không gian đó.

Xác định tâm thế mình ở đây để serving stakeholder, support họ ngoài những gì họ mong muốn. Việc này nói thì dễ nhưng làm không dễ chút nào. Có 1 vài tips nhỏ mình hay thực hành để giúp mình tập trung và quan sát stakeholder tốt hơn: quay trở về hơi thở trước khi gặp stakeholder, khi gặp stakeholder thì chủ động quan sát những phần non-verbal như body language, feeling của stakeholder. Bắt đầu bằng lí do tại sao mình có mặt ở đây, nhấn mạnh về vai trò của cuộc nói chuyện nhằm giúp mình deliver kết quả gần với mong muốn của stakeholder. Trong quá trình trao đổi, Data Analyst nên chủ động hỏi và confirm lại những vấn đề mà stakeholder gặp phải, chủ động chia sẻ cái mình hiểu và confirm lại với stakeholder. Luôn luôn cần bước confirm vì quá trình giao tiếp sẽ có nhiều mismatch. Nếu có thể, sau khi trao đổi hãy propose nextstep hoặc timeline deliver như thế nào.

Tips 02: Làm bài tập về nhà

Trước mỗi cuộc trao đổi với stakeholder, hãy dành thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, lên kế hoạch cho buổi trao đổi đó.

Chất lượng của buổi meeting phụ thuộc 80% vào phần chuẩn bị trước meeting. Phần meeting chủ yếu để sync up và tham khảo thêm góc nhìn, xác nhận lại thông tin là chính. Thường thì mình sẽ setup sẵn template follow theo design thinking để chuẩn bị. Trong Design Thinking có phần empathy sẽ giúp mình suy nghĩ stakeholder centric. Concept Design Thinking rất powerful, follow chặt theo nguyên lý problem solving, được ứng dụng rộng rãi trong business. Mình rất tâm đắc với Design Thinking nên đã lồng ghép mindset này vào trong khóa Data Analyst Coaching 1 on 1 để giúp các bạn mới join ngành có tư duy bài bản và làm việc chỉn chu, chuyên nghiệp hơn.

Tips 03: Viết ra tất cả những gì mà bạn cần phải discuss trên 1 lần

Đây là tips mình học được khi làm việc với nhóm expert nước ngoài. Mình thấy họ làm gì cũng viết ra, trong khi mình thấy đi họp với người Việt khá là ít người có thói quen này. Mình thấy các công ty công nghệ lớn trên thế giới đều đề cao việc viết docs hơn là slide khi làm việc internal, đặc biệt là Amazon. Các buổi họp cấp cao tại Amazon không dùng PowerPoint mà mọi người phải ghi nội dung thành văn ra giấy để cùng đọc trong 15 phút đầu tiên. Sau này, trải nghiệm nhiều mình mới hiểu ra vai trò của việc viết ra nó có tác dụng lớn như thế nào. 

  • Thứ nhất, viết ra giúp mọi người hiểu sâu vấn đề, không bị hiểu lầm. Thông thường, nếu chỉ giao tiếp bằng miệng thì % loss thông tin là rất lớn.
  • Thứ hai, việc viết docs sẽ giúp vấn đề được cải tiến liên tục. Những vấn đề lớn cần nhiều vòng lặp để giải quyết, việc có 1 docs để collect thông tin sẽ giúp những buổi họp sau tốt hơn so với các buổi họp ban đầu.
  • Thứ ba, docs sẽ giúp tiết kiệm thời gian follow up meeting, người không join meeting vẫn có thể get được những nội dung chính một cách toàn diện.

Trên đây là một số tips cần lưu ý để Data Analyst giao tiếp hiệu quả với stakeholder. Việc giao tiếp hiệu quả cần rất nhiều thời gian, bản thân Vinh cũng có 1 quãng thời gian dài nghi ngờ khả năng giao tiếp của mình. Hiện tại Vinh biết mình còn nhiều hạn chế và vẫn cố gắng chánh niệm trong mỗi cuộc đối thoại. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có thể bình tâm, từ từ, không nóng vội trong việc tìm hiểu và phát triển kỹ năng giao tiếp. Giao tiếp là việc cần hoàn thiện cả cuộc đời cơ mà 😀

Share để lưu bài viết

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *