Sau khi làm Data, tư vấn doanh nghiệp và đồng hành cùng học viên giải quyết các bài toán thực tế, mình nhận ra một điều khá thú vị:
Người ta thường dành rất nhiều thời gian để tìm giải pháp, nhưng lại dành quá ít thời gian để xác định xem đâu mới là vấn đề thực sự cần giải quyết.
Và đây cũng là lý do vì sao rất nhiều dự án thất bại.
Không phải vì đội ngũ thiếu năng lực, không phải vì dữ liệu không đủ cũng không phải vì giải pháp quá tệ, mà vì ngay từ đầu, họ đã giải quyết nhầm vấn đề.
Trong tư vấn, đổi mới hay quản trị chiến lược, kỹ năng quan trọng nhất không phải là nghĩ ra ý tưởng, Mà là xác định đúng vấn đề cần giải quyết!
Như câu nói nổi tiếng:
“Một vấn đề được xác định rõ ràng là một vấn đề đã được giải quyết một nửa.”
Nghe có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế việc này thường không được chú ý.
VÌ SAO ĐỊNH NGHĨA VẤN ĐỀ LẠI QUAN TRỌNG?
Một problem statement không chỉ là một câu mô tả, nó là công cụ tập trung, công cụ căn chỉnh kỳ vọng, công cụ tạo tác động.
Khi định nghĩa sai vấn đề:
– Dữ liệu phân tích trở nên vô nghĩa
– Ý tưởng sáng tạo đi chệch hướng
– Cuộc họp kéo dài mà không đi đến đâu
Ngược lại, khi định nghĩa đúng:
+ Tất cả phân tích sau đó có điểm tựa
+ Nhóm làm việc cùng nhìn về một hướng
+ Quyết định trở nên rõ ràng hơn
Trong nhiều phương pháp giải quyết vấn đề có cấu trúc, việc xác định vấn đề luôn là bước neo giữ toàn bộ quá trình.
ĐIỀU GÌ TẠO NÊN MỘT PROBLEM STATEMENT TỐT?
Một problem statement mạnh thường có ba đặc điểm:
1. Rõ ràng và cụ thể
Nó không mơ hồ kiểu:
“Chúng ta cần cải thiện hiệu suất.”
mà phải cụ thể:
“Làm thế nào để giảm tỷ lệ rời bỏ khách hàng 20% trong 12 tháng tới mà không tăng chi phí marketing?”
2. Có thể đo lường
Nếu không đo được, bạn không biết mình đã thành công hay chưa. Con số, mốc thời gian, phạm vi – tất cả đều giúp biến vấn đề thành mục tiêu có thể kiểm chứng.
3. Được đặt dưới dạng câu hỏi
Một cách hiệu quả để viết problem statement là biến nó thành câu hỏi định hướng hành động.
Ví dụ:
– Ai đang bị ảnh hưởng?
– Điều gì đang xảy ra?
– Vì sao nó quan trọng?
– Nếu không hành động, hậu quả là gì?
Nhiều nhóm tư vấn sử dụng khung 5W1H (Who, What, Where, When, Why, How) để kiểm tra độ sắc nét của vấn đề.
Nếu không trả lời được các câu hỏi này, vấn đề chưa đủ rõ.
CẤU TRÚC ĐƠN GIẢN ĐỂ VIẾT PROBLEM STATEMENT
Bạn có thể dùng ba thành phần:
1. Bối cảnh
Tình huống hiện tại là gì? Vì sao đáng quan tâm?
2. Tầm quan trọng
Ai bị ảnh hưởng? Nếu không giải quyết thì điều gì xảy ra?
3. Hướng đi
Nếu giải quyết được, chúng ta sẽ đạt được điều gì?
Cấu trúc này giúp tránh việc lao thẳng vào giải pháp khi chưa hiểu bản chất.
KHI NÀO KHÔNG NÊN ĐỊNH NGHĨA VẤN ĐỀ QUÁ SỚM
Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng có những thời điểm bạn không nên “đóng khung” vấn đề quá nhanh.
Trong bối cảnh nghiên cứu khám phá, đổi mới sáng tạo mở (Open Innovation), ý tưởng chưa định hình, nếu bạn định nghĩa quá sớm, bạn có thể vô tình giới hạn sáng tạo.
Trước khi hỏi “Chúng ta đang cố giải quyết điều gì?”, đôi khi cần:
– Quan sát
– Lắng nghe
– Khám phá mâu thuẫn
– Hiểu sâu bối cảnh
Sự mơ hồ ban đầu mặc dù khó chịu lại là nơi những câu hỏi quan trọng nhất được hình thành.
Định nghĩa quá sớm có thể biến tư duy khám phá thành tối ưu hóa sai hướng.
TỪ ĐỊNH NGHĨA ĐẾN SỰ ĐỒNG THUẬN
Khi đến thời điểm cần hội tụ, problem statement đóng vai trò như một “hợp đồng hiểu biết chung” giúp cho đội nhóm thống nhất về mục tiêu, khách hàng và người ra quyết định có cùng định nghĩa thành công, tránh tranh luận lan man.
Một problem statement tốt buộc bạn phải ưu tiên và khiến mọi người tập trung vào điều thực sự quan trọng, thay vì bị phân tán bởi những thứ bên lề.
Định nghĩa vấn đề là một quá trình học hỏi liên tục
Viết problem statement không phải việc làm một lần.
Mỗi cuộc trao đổi với stakeholder, mỗi insight mới có thể khiến bạn phải điều chỉnh, thậm chí viết lại hoàn toàn vấn đề ban đầu.
Những người giải quyết vấn đề giỏi không sợ điều này.
Họ sẵn sàng lùi lại và hỏi:
“Chúng ta thực sự đang cố giải quyết điều gì?”
Đôi khi, câu hỏi đúng còn quan trọng hơn cả câu trả lời.
————–
Giải pháp xuất sắc bắt đầu từ câu hỏi đúng.
Đó cũng là một trong những tư duy mình luôn cố gắng rèn luyện mỗi ngày, dù là khi làm dự án, tư vấn doanh nghiệp hay coaching học viên.
Trước khi hỏi “Làm thế nào để giải quyết việc này?”, mình thường cố gắng dành thêm thời gian để hỏi: “Đây có thực sự là vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết không?”
Nhiều khi chỉ cần thay đổi cách đặt câu hỏi, toàn bộ hướng tiếp cận sẽ thay đổi theo. Và trong trải nghiệm của mình, những người tiến bộ nhanh nhất không phải là người luôn có câu trả lời hay nhất, mà là người biết đặt những câu hỏi đúng nhất.
—————————-
Nếu bạn quan tâm đến khóa coaching giúp bạn trở thành Data Analyst trong vòng 6-8 tháng thì tham khảo ngay lộ trình này: http://link.unigap.io/lo-trinh-hoc-data-analyst Hoàn tiền nếu không có offer.
Nếu bạn muốn học Phân tích dữ liệu để phục vụ công việc thì tham khảo lộ trình Khóa Power BI Mastery: http://link.unigap.io/powerbi-mastery
Thành thạo Power BI sau 2 tháng, học ~ 2 giờ mỗi ngày, 18 buổi training, có 4 projects để luyện tập, áp dụng tư duy Design Thinking vào phân tích dữ liệu.
